Qualitätsmanagement

Arbeitsübersicht

Was heute Aufmerksamkeit braucht

Teilnehmende Person aufnehmen

Das Konto bleibt bis Eignung, Vertrag und 1:1-Onboarding gesperrt.

Der Zugang bleibt gesperrt, bis Eignung, Vertrag und 1:1-Onboarding dokumentiert sind.
1
Person und Kontakt Ein Kontaktweg reicht zunächst aus. Das Microsoft-Konto kann später beim Onboarding ergänzt werden.
2
Weiterbildung und Zeitraum Die Laufzeit wird aus der gewählten Lerngruppe vorgeschlagen und kann vor dem Anlegen angepasst werden.
Weitere Angaben Telefon, Agentur-Kundennummer und Vertragswerte
HubSpot-Verknüpfung Nur nutzen, wenn der genaue Datensatz bekannt ist

Die Record-ID verknüpft die Akte. Vorhandene Personendaten werden dabei nicht ungeprüft überschrieben.

Lebenslauf-Vorschläge prüfen

Nur bestätigte Angaben werden als strukturiertes Berufsprofil gespeichert.

Die Auslesung erfolgt lokal. Prüfe jeden Vorschlag. Der Original-Lebenslauf bleibt geschützt und wird dem Lehrteam nicht angezeigt.

Die Freigabe enthält nur das geprüfte Berufsprofil, niemals die Originaldatei. Kontaktangaben werden nicht automatisch übernommen.

Unterstützung vereinbaren

Sachlich, zweckgebunden und mit einem klaren Prüftermin.

Beschreibe nur einen beobachtbaren Unterstützungsbedarf und die konkrete Vereinbarung. Keine Diagnose, Vermutung oder wertende Beschreibung der Person.

Schnellakte

Sicherer Überblick für Gespräch und Rückruf

Schnellakte wird geladen…

Standort anlegen

Stammdaten und prüfbare Lernumgebung erfassen.

Adresse

Digitaler Zugang

Prüffelder

Auch Einschränkungen eindeutig dokumentieren

Standort prüfen

Standort außer Betrieb setzen

Leitungsbewertung anlegen

Zeitraum, Sitzung und inhaltliche Bewertung nachvollziehbar dokumentieren.

Folgemaßnahme anlegen

Verantwortung, Frist und erwartete Verbesserung eindeutig festlegen.

Status dokumentieren

Qualitätsziel anlegen

Ziel, Messung und Prüfrhythmus eindeutig festlegen.

Zielerreichung prüfen

Partner anlegen

Stammdaten und Zuständigkeit der Zusammenarbeit.

Ansprechperson

Direkte Kontaktdaten innerhalb der Partnerakte.

QM-Dokument anlegen

Arbeitsfassung mit Zuständigkeit und Prüftermin

Vorhandene QMS-Unterlagen prüfen

Kontrollierte Übernahme in die gelenkte Dokumentenablage

Fachliche Prüfung planen

Zuständigkeit und Termine für mehrere Arbeitsfassungen festlegen

Die Planung ändert nur Zuständigkeit und Termine. Jede Fassung muss danach einzeln fachlich geprüft und bewusst freigegeben werden.

Arbeitsfassungen

Fassung freigeben

Mit der Freigabe wird diese Fassung verbindlich. Die vorherige Fassung bleibt in der Historie erhalten.

Fachliche Prüfpunkte

Jeden Punkt am Inhalt und an den Nachweisen prüfen.

Quelle oder Anlage hinzufügen

Die Datei wird geschützt gespeichert und mit Hash sowie Arbeitsfassung verknüpft. Auditoren sehen sie erst nach Freigabe der zugehörigen Fassung.

Quelle aus Arbeitsfassung entfernen

Nur noch nicht wirksame Quellen können entfernt werden. Dateien einer freigegebenen Fassung bleiben als Nachweis erhalten.

Regelprüfung dokumentieren

Dokument archivieren

Das Dokument ist danach nicht mehr Teil des wirksamen QM-Handbuchs. Fassungen und Prüfspur bleiben erhalten.

Prüfung oder Audit planen

Prüfauftrag, Zuständigkeit und Ergebnis.

Prüfpunkt bewerten

„Nicht erfüllt“ braucht eine bereits dokumentierte Abweichung. Dadurch bleiben Bewertung, Maßnahme und Wirksamkeit in einer Akte.

Auditbericht bestätigen

Die Bestätigung wird an Version und SHA-256-Inhaltsstand gebunden.

Spätere inhaltliche Änderungen machen diese Bestätigung für den neuen Stand automatisch ungültig. Die alte Bestätigung bleibt in der Chronik erhalten.

Feststellung dokumentieren

Beobachtung, Abweichung und erforderliche Maßnahme.

Status dokumentieren

Prüfpunkt bewerten

Der Nachweis wird mit Prüfperson, Zeitpunkt und Version in der Eigenprüfungsakte festgehalten. Keine unnötigen Teilnehmendendaten in den Freitext schreiben.

Pilot freigeben

Eine Freigabe ist erst möglich, wenn alle Prüfpunkte entschieden und alle Maßnahmen wirksam geprüft wurden.